Pase escolar

El dia de la matricula en la uai, estaba el lugar para sacar el Pase escolar 2016. Yo fui e hice todo el tramite, con foto y todo y el encargado del ministerio de educacion me dijo que estaba todo listo y que en marzo llegaban. Todos fueron ahora a principios de abril a buscar el pase. Yo me acerqué a pedirlo y me dijeron que no habian datos para mi rut y nombre y que tenía que hacer todo el tramite de nuevo. Esto incluye ir a otro recinto a sacar la foto, pagar por internet, volver a reclamar el pase, etc.Como es posible? Se les pierden los datos de personas? Tengo que darme de nuevo todo el tiempo por algo que ya hice, lo encuentro el colmo, deberían dar soluciones para estas situacion.